Budget và những khái niệm cần biết khi kinh doanh

[hanhnguyeneee]

Trong kinh doanh, "budget" (kế hoạch ngân sách) là một thuật ngữ phổ biến mà hầu hết mọi người đã nghe qua. Tuy nhiên, budget là gì và tại sao nó lại có tầm quan trọng đối với các doanh nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu về khái niệm này và tầm quan trọng của budget trong lĩnh vực kinh doanh.

Budget là gì?​

Budget là ngân sách hay bản kế hoạch tài chính chi tiết của một cá nhân hoặc doanh nghiệp dựa theo các hoạt động được dự đoán trong tương lai. Ngân sách là cơ sở giúp doanh nghiệp định hình rõ nét các hoạt động tài chính để tính toán và quản lý chi phí đầu vào cũng như đầu ra liên quan đến mục tiêu tài chính. Nhờ đó, doanh nghiệp có cơ sở để đưa ra các quyết định đúng đắn và sử dụng tài nguyên hiệu quả.
Ngân sách cho bất kỳ dự án nào cũng được lên kế hoạch tỉ mỉ trong giai đoạn khởi động và được nhà quản lý theo dõi liên tục cho đến khi dự án hoàn thành. Trong kinh doanh, ngân sách thường nằm trong các bảng cân đối kế toán, ngân sách sản xuất, ngân sách đầu ra – đầu vào, danh sách doanh thu chi tiết,… Các ngân sách nhỏ kết hợp với nhau sẽ tạo thành ngân sách tổng thể hay còn gọi là kế hoạch lợi nhuận.

>>>Xem thêm: Kinh nghiệm tối ưu ngân sách Marketing cho chuỗi cửa hàng bán lẻ

Có những loại budget phổ biến nào?​

Hiện nay, GoSELL.vn nhận thấy có 5 loại ngân sách phổ biến thường được sử dụng trong kinh doanh bao gồm:

• Ngân sách tổng thể (master budget): Cung cấp cái nhìn tổng quát về tình hình tài chính hiện tại của doanh nghiệp, bao gồm cả các kế hoạch ngân sách cá nhân, từng phòng ban,…
• Ngân sách hoạt động (operating budget): Phân tích và dự báo các nguồn doanh thu và chi tiêu trong doanh nghiệp sẽ diễn ra trong khoảng thời gian nhất định.
• Ngân sách dự báo dòng tiền (cash flow budget): Đảm bảo dòng chảy của đồng tiền của doanh nghiệp trong khoảng thời gian nhất định. 
• Ngân sách tài chính (financial budget): Đóng vai trò chiến lược nhằm giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền, tài sản, lợi nhuận và chi tiêu.
• Ngân sách cố định (static budget): Các số liệu của ngân sách này luôn cố định dù cho các yếu tố khác thay đổi như doanh số, hàng tồn kho, lợi nhuận ròng,… chẳng hạn.

Ý nghĩa của việc thiết lập kế hoạch budget là gì?​

Tiền đề để thực hiện các hoạt động kinh doanh​

Ngân sách giúp nhà quản lý lập kế hoạch cho các hoạt động kinh doanh, nhờ đó doanh nghiệp định hình được thước đo quan trọng để thiết lập các mục tiêu tài chính ngắn hạn và lập kế hoạch tài chính dài hạn. Việc thiết lập kế hoạch ngân sách giúp nhà quản lý đảm bảo chi phí cần thiết để dự án được khởi động và dự đoán thời điểm đầu tư tiếp theo. Đồng thời, nhà quản lý dễ dàng xác định mức độ tiến triển của dự án và so sánh hiệu suất thực tế với ngân sách dự kiến để đảm bảo nguồn đầu tư được phân bố đúng mục tiêu.
Ví dụ: Nếu doanh số sản phẩm vượt quá mong đợi, nhà quản lý có thể so sánh kết quả thực tế so với kết quả dự kiến dựa trên những gì đã lập trong bản ngân sách để thúc đẩy các kế hoạch tăng doanh thu như chi phí đầu tư máy móc, thiết bị, nhân công,…

Cơ sở để kiểm soát chi phí doanh nghiệp​

Budget plan chính là cơ sở để kiểm soát chi phí của dự án bằng cách ước tính và đo lường chi phí thực tế so với chi phí ban đầu, qua đó nhà quản lý sẽ biết được bao nhiêu chi phí đã được bỏ ra và những chi phí đó có thực sự mang lại hiệu quả như mong đợi không. Nhờ đó, ngân sách giúp thúc đẩy các quyết định kinh doanh quan trọng và thay đổi các kế hoạch kinh doanh để ưu tiên chi tiêu cho các hoạt động cần thiết.
Ví dụ: Nếu doanh số bán hàng trong quý đầu tiên thấp hơn so với ngân sách đã được lập, nhà quản lý sẽ biết cách cắt giảm những chi phí không ưu tiên trong năm tài chính để duy trì nguồn lợi nhuận của doanh nghiệp.

Đảm bảo tính minh bạch​

Khi được tính toán kỹ lưỡng dựa trên nguồn lực doanh nghiệp, bản ngân sách tổng thể sẽ khuyến khích tăng hiệu suất hoạt động của các bộ phận để đảm bảo tính minh bạch và hướng đến thành công chung của dự án.

Những thành phần không thể thiếu khi lập kế hoạch budget là gì?​

Nguồn thu​

Nguồn thu là lợi nhuận, đây là chỉ số quan trọng mà nhà quản lý cần ưu tiên cho budget plan. Nguồn lợi nhuận ổn định và đa dạng sẽ giúp doanh nghiệp chứng tỏ sự bền vững cũng như khả năng phát triển của doanh nghiệp. Nguồn thu đến từ các hoạt động tài chính của doanh nghiệp trên thị trường, các nguồn thu từ quỹ doanh nghiệp,…

Nguồn chi​

Nguồn chi là các khoản chi phí mà doanh nghiệp sử dụng để đầu tư và vận hành các dự án, chi phí văn phòng, trả lương nhân viên, chi phí chăm sóc khách hàng,… Các nguồn chi thường xuất phát từ nguồn thu của doanh nghiệp nên thường bị giới hạn bởi các khoản chi dựa theo số lượng, đơn vị, thời gian,… mà doanh nghiệp chi trả.

Đề mục ngân sách​

Budget plan phải đảm bảo thống nhất nguồn thu và nguồn chi để nhà quản lý dễ dàng đánh giá hiệu quả tài chính thông qua hoạt động lưu trữ báo cáo, sổ sách,…

Loại tiền tệ sử dụng​

Xác định loại tiền tệ và tỷ giá hối đoái của loại tiền tệ mà doanh nghiệp đang sử dụng sẽ giúp nhà quản lý linh hoạt thay đổi dòng tiền khác khi cần.

Thông tin ghi chú khác​

Thông tin ghi chú nhằm đưa ra những hướng dẫn cụ thể được lưu lại trong quá trình lập ngân sách và tác động trực tiếp đến toàn bộ hoạt động tài chính của doanh nghiệp trước khi đưa ra quyết định. Nếu có bất kỳ thay đổi nào xảy ra ảnh hưởng đến dự án, nhà quản lý sẽ dễ dàng điều chỉnh ngân sách để đảm bảo phản ánh chính xác tình hình thực tế.
Budget là một công cụ quan trọng để quản lý tài chính và định hướng cho sự phát triển của doanh nghiệp. Hiểu rõ về budget và cách sử dụng nó có thể giúp bạn tối ưu hóa tài nguyên và đạt được sự thành công trong kinh doanh.